Dieses System verarbeitet personenbezogene Daten zur Verwaltung von Angeboten und Aufträgen der Rothermel Reisen GmbH.
Gespeicherte Daten: Kundennamen, Kontaktdaten, Fahrtinformationen.
Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, außer im Rahmen der sevDesk-Integration zur Angebotserstellung.
Zugriff haben autorisierte Mitarbeiter der Rothermel Reisen GmbH; Kunden sehen ausschließlich ihre eigene Buchung über ihren persönlichen Link.
Der Kundenbereich ist kein Kundenkonto mit Passwort. Kundinnen und Kunden öffnen die Seite über einen persönlichen Link, den sie von uns erhalten.
Dort sind die zur jeweiligen Fahrt gehörenden Daten sichtbar, insbesondere Buchungsnummer, Fahrtdaten, Personenanzahl, Ansprechpartner sowie verfügbare Unterlagen. Angebote, Rechnungen und Zahlungsstände werden aus sevDesk nur lesend abgerufen.
Öffnungen werden mit Zeitpunkt und Buchung in der Buchungshistorie vermerkt, jedoch ohne IP im Klartext. Der Link gilt bis 180 Tage nach der Fahrt. Auf Wunsch kann er gesperrt und neu erzeugt werden; der bisherige Link und ältere Annahme-Links funktionieren dann nicht mehr. Kundenlink und Kundenbereich-Historie werden mit der Buchung gelöscht; Änderungsmeldungen aus dem Kundenbereich werden ebenfalls gelöscht.
Kundinnen und Kunden können freiwillig ein Kundenkonto ohne Passwort anlegen. Grundlage ist ihre Einwilligung, die sie beim Anlegen erteilen und mit dem Löschen des Kontos jederzeit widerrufen können.
Gespeichert werden die E-Mail-Adresse, der Zeitpunkt der Bestätigung und der Einwilligung sowie freiwillige Profilangaben (Firma, Schule oder Verein, Ansprechperson, Anschrift, Telefon, Kundenart). Die Profilangaben füllen neue Anfragen vor; sie sind keine Stammdaten und ändern weder bestehende Buchungen noch Daten in sevDesk.
Die Anmeldung erfolgt über einen Link per E-Mail, der 15 Minuten gilt und nur einmal verwendet werden kann. Nicht bestätigte Anmeldelinks werden nach 24 Stunden gelöscht; die Bereinigung läuft stündlich. Nach der Anmeldung setzt der Kundenbereich ein technisch notwendiges Sitzungscookie, das 30 Tage gilt und beim Abmelden entfernt wird. In der Datenbank stehen von Link und Sitzung nur Prüfwerte (Hashwerte), nie der Link selbst.
Zugeordnet werden Fahrten, die Sie selbst mit dieser E-Mail-Adresse angefragt haben – nie Buchungen anderer Personen derselben Firma oder Schule und nie über die allgemeine Adresse einer Organisation. Buchungen, die ohne Ihre Anfrage-Adresse angelegt wurden, sehen Sie weiterhin über den persönlichen Link zur jeweiligen Fahrt. Über „Konto löschen“ werden Konto, Profil und Anmeldungen gelöscht. Die Buchungen bleiben erhalten, weil wir sie aus gesetzlichen Gründen aufbewahren müssen.